Cara Melindungi Dokumen dan PDF dengan Kata Sandi dengan Microsoft Office
Microsoft Office memungkinkan Anda mengenkripsi dokumen Office dan file PDF Anda, sehingga tidak ada orang yang bahkan dapat melihat file tersebut kecuali mereka memiliki kata sandinya. Versi modern Office menggunakan enkripsi aman yang dapat diandalkan - dengan asumsi Anda menyetel sandi yang kuat.
Instruksi di bawah ini berlaku untuk Microsoft Word, PowerPoint, Excel, dan Access 2016, tetapi prosesnya harus serupa di versi terbaru Office lainnya.
Seberapa Amankah Perlindungan Kata Sandi Microsoft Office?
Fitur perlindungan kata sandi Microsoft Office mendapatkan reputasi buruk di masa lalu. Dari Office 95 hingga Office 2003, skema enkripsi sangat lemah. Jika Anda memiliki dokumen yang dilindungi kata sandi dengan Office 2003 atau versi sebelumnya, kata sandi dapat dengan mudah dan cepat dilewati dengan perangkat lunak peretas kata sandi yang tersedia secara luas.
Dengan Office 2007, Microsoft menjadi lebih serius tentang keamanan. Office 2007 beralih ke Advanced Encryption Standard (AES) dengan kunci 128-bit. Ini secara luas dianggap aman, dan artinya Office sekarang menggunakan enkripsi yang nyata dan kuat untuk melindungi dokumen Anda saat Anda mengatur kata sandi. Kami menguji fitur enkripsi PDF dan menemukan bahwa itu menggunakan enkripsi AES 128-bit di Office 2016 juga.
TERKAIT: Apa itu Enkripsi, dan Mengapa Orang Takutnya?
Ada dua hal besar yang perlu Anda waspadai. Pertama, hanya kata sandi yang sepenuhnya mengenkripsi dokumen yang aman. Office juga memungkinkan Anda untuk mengatur kata sandi ke "Batasi Pengeditan" dari sebuah file — secara teori, memungkinkan orang untuk melihat file tetapi tidak dapat mengeditnya tanpa kata sandi. Jenis kata sandi ini dapat dengan mudah dipecahkan dan dihapus, memungkinkan orang untuk mengedit file.
Selain itu, enkripsi Office hanya berfungsi dengan baik jika Anda menyimpan ke format dokumen modern seperti .docx. Jika Anda menyimpan ke format dokumen yang lebih lama seperti .doc – yang kompatibel dengan Office 2003 dan yang lebih lama – Office akan menggunakan versi enkripsi yang lebih lama dan tidak aman.
Namun, selama Anda menyimpan file dalam format Office modern dan menggunakan opsi "Enkripsi dengan Kata Sandi" alih-alih opsi "Batasi Pengeditan", dokumen Anda akan aman.
Cara Melindungi Dokumen Office dengan Kata Sandi
Untuk memproteksi kata sandi dokumen Office, pertama buka di Word, Excel, PowerPoint, atau Access. Klik menu "File" di pojok kiri atas layar. Pada panel Info, klik tombol "Lindungi Dokumen" dan pilih "Enkripsi dengan Sandi".
Tombol ini hanya bernama "Lindungi Dokumen" di Microsoft Word, tetapi memiliki nama yang mirip di aplikasi lain. Cari "Lindungi Buku Kerja" di Microsoft Excel dan "Lindungi Presentasi" di Microsoft PowerPoint. Di Microsoft Access, Anda hanya akan melihat tombol "Enkripsi dengan Kata Sandi" di tab Info. Langkah-langkahnya akan bekerja sama.
CATATAN: Jika Anda hanya ingin membatasi pengeditan dokumen, Anda dapat memilih "Batasi Pengeditan" di sini, tetapi seperti yang kami katakan, itu tidak terlalu aman dan dapat dengan mudah dilewati. Anda lebih baik mengenkripsi seluruh dokumen, jika Anda bisa.
TERKAIT: Cara Membuat Kata Sandi yang Kuat (dan Mengingatnya)
Masukkan kata sandi yang ingin Anda enkripsi dokumennya. Anda akan ingin memilih kata sandi yang bagus di sini. Kata sandi yang lemah dapat dengan mudah ditebak dengan meretas perangkat lunak jika seseorang memperoleh akses ke dokumen tersebut.
Peringatan : Anda akan kehilangan akses ke dokumen jika Anda lupa kata sandi, jadi jaga keamanannya! Microsoft menyarankan Anda untuk menuliskan nama dokumen dan kata sandinya dan menyimpannya di tempat yang aman.
Saat dokumen dienkripsi, Anda akan melihat pesan "Diperlukan kata sandi untuk membuka dokumen ini" di layar Info.
Saat berikutnya Anda membuka dokumen, Anda akan melihat kotak "Masukkan kata sandi untuk membuka file". Jika Anda tidak memasukkan kata sandi yang benar, Anda tidak akan bisa melihat dokumen sama sekali.
Untuk menghapus proteksi password dari dokumen, klik tombol "Protect Document" dan pilih "Encrypt with Password" lagi. Masukkan kata sandi kosong dan klik "OK." Office akan menghapus kata sandi dari dokumen.
Cara Membuat File PDF yang Dilindungi Kata Sandi
Anda juga dapat mengekspor dokumen Office ke file PDF dan kata sandi melindungi file PDF itu. Dokumen PDF akan dienkripsi dengan kata sandi yang Anda berikan. Ini berfungsi di Microsoft Word tetapi tidak Excel, karena alasan tertentu.
Untuk melakukannya, buka dokumen di Microsoft Word, klik tombol menu "File", dan pilih "Ekspor". Klik tombol "Buat PDF / XPS" untuk mengekspor dokumen sebagai file PDF.
Klik tombol "Opsi" di bagian bawah jendela dialog simpan yang muncul. Di bagian bawah jendela opsi, aktifkan opsi "Enkripsi dokumen dengan kata sandi" dan klik "OK."
Masukkan sandi yang ingin Anda gunakan untuk mengenkripsi file PDF, lalu klik "Oke".
Setelah selesai, masukkan nama untuk file PDF dan klik tombol "Publikasikan". Office akan mengekspor dokumen ke file PDF yang dilindungi kata sandi.
Peringatan : Anda tidak akan dapat melihat file PDF jika Anda lupa kata sandinya. Pastikan untuk melacaknya atau Anda akan kehilangan akses ke file PDF Anda.
Anda harus memasukkan kata sandi file PDF saat membukanya. Misalnya, jika Anda membuka file PDF di Microsoft Edge – penampil PDF default Windows 10 – Anda akan diminta memasukkan sandi sebelum dapat melihatnya. Ini juga berfungsi di pembaca PDF lainnya.
Fitur ini dapat membantu melindungi dokumen yang sangat sensitif, terutama saat Anda menyimpannya di drive USB atau di layanan penyimpanan online seperti Microsoft OneDrive.
Enkripsi disk penuh seperti Enkripsi Perangkat dan BitLocker di PC Windows atau FileVault di Mac lebih aman dan tidak menyakitkan untuk melindungi semua dokumen di komputer Anda, namun - terutama jika komputer Anda dicuri.
