Cara Mengirim dan Menerima Faks Secara Online Tanpa Mesin Faks atau Saluran Telepon
Beberapa bisnis yang bergerak lambat dan lembaga pemerintah mungkin tidak menerima dokumen melalui email, memaksa Anda untuk mengirimkannya melalui faks. Jika Anda terpaksa mengirim faks, Anda dapat melakukannya dari komputer secara gratis.
Kami sebelumnya telah membahas cara-cara untuk menandatangani dokumen secara elektronik tanpa mencetak dan memindai mereka. Dengan proses ini, Anda dapat menandatangani dokumen secara digital dan mengirimkannya melalui faks ke bisnis - semua di komputer Anda dan tanpa perlu mencetak.
Bagaimana Mesin Fax Bekerja (dan Mengapa Mereka Sangat Tidak Nyaman)
Ini tidak semudah yang seharusnya. Mesin faks semuanya terhubung ke saluran telepon lama biasa. Ketika Anda menggunakan mesin faks standar, mesin faks itu melakukan panggilan telepon ke nomor yang Anda tentukan. Mesin fax di nomor tujuan menjawab dan dokumen dikirim melalui panggilan telepon.
Proses ini ditemukan sebelum Internet dan tampaknya sangat kuno pada saat ini. Untuk melakukan faks, seseorang dapat mengetik dokumen, mencetaknya, dan memindainya ke mesin faks yang mengirimkannya melalui saluran telepon. Orang yang menerima faks kemudian dapat memindai dokumen yang difaks dan mengubahnya kembali menjadi file digital. Mereka telah menjadi lingkaran penuh - dokumen dikirim dari satu komputer ke komputer lain dengan banyak pekerjaan tambahan dan kualitas gambar yang hilang.
TERKAIT: Cara Menandatangani Dokumen PDF Secara Elektronik Tanpa Mencetak dan Memindainya
Idealnya, Anda dapat mengirimkan dokumen melalui email atau metode online yang lebih aman. Banyak bisnis menganggap faks sebagai metode pengiriman dokumen yang aman, tetapi sebenarnya tidak - jika seseorang mengintip di saluran telepon, mereka dapat dengan mudah mencegat semua dokumen yang difaks.
Tidak ada cara untuk terhubung ke mesin faks secara langsung melalui Internet, karena mesin faks hanya terhubung ke saluran telepon. Untuk melakukan faks online, kita memerlukan semacam gateway yang menerima dokumen melalui Internet dan mengirimkan dokumen tersebut ke mesin faks. Di situlah layanan di bawah ini masuk. Beri mereka dokumen dan mereka akan melakukan pekerjaan menjengkelkan dengan memutar mesin faks dan mengirimkan dokumen Anda melalui saluran telepon.
Anda Dapat Mengirim Faks Hanya Dengan Komputer Anda, Tapi…
Anda dapat melewati layanan di bawah ini, tentunya. Microsoft Windows bahkan memiliki aplikasi Faks dan Pindai yang memungkinkan Anda mengirim faks. Masalahnya adalah Anda memerlukan komputer Anda terhubung ke saluran telepon - ya, ini berarti Anda memerlukan modem faks dial-up. Anda juga memerlukan koneksi telepon rumah dan Anda harus memberitahu orang-orang untuk tidak menelepon saat Anda mengirim faks, seperti di masa lalu Internet dial-up. Tentu saja, jika Anda banyak mengirim faks, Anda dapat membayar untuk saluran telepon faks khusus - ini bahkan mungkin diperlukan jika Anda menerima banyak faks.
Ini jelas tidak ideal. Tentu, jika Anda perlu mengirim cukup banyak faks, silakan beli mesin faks atau modem dan hubungkan ke telepon rumah Anda. Tetapi Anda mungkin tidak perlu mengirim dan menerima faks sesering ini - semoga Anda hanya perlu mengirim faks sesekali setiap kali Anda bertemu dengan organisasi yang terjebak di masa lalu.
Pindai Dokumen atau Gunakan File Digital yang Ada
TERKAIT: Cara Memindai Dokumen ke PDF dengan Kamera Ponsel Android Anda
Proses dasarnya sederhana. Pertama, Anda harus memindai dokumen yang ingin Anda faks, sama seperti jika Anda akan mengirim dokumen itu melalui email. jika Anda tidak memiliki pemindai, Anda mungkin ingin mencoba memindai dengan ponsel cerdas Anda. Jika dokumen sudah menjadi file di komputer Anda, selamat - Anda tidak perlu memindai apa pun.
Dengan dokumen sekarang dalam bentuk digital, Anda dapat mengirimkannya ke layanan yang akan melakukan pekerjaan faks yang mengganggu untuk Anda.
Kirim Faks Online, Gratis
Ada begitu banyak layanan faks online di luar sana sehingga sulit untuk membuat keputusan yang tepat tentang mana yang akan dipilih. Hal pertama yang perlu dipertimbangkan adalah jenis pengguna Anda, seberapa sering Anda akan mengirim faks, dan fitur apa yang Anda butuhkan.
Pengguna Canggih: Faks RingCentral
Jika Anda akan mengirim faks sensitif sepanjang waktu, atau Anda bekerja untuk perusahaan dan Anda mencoba memilih layanan, RingCentral Fax, yang sebagian dimiliki oleh Cisco dan AT&T, mungkin adalah pilihan terbaik untuk kebutuhan Anda, terutama karena mereka memiliki banyak fitur keamanan yang hebat dan dukungan untuk banyak pengguna dengan saluran faks terpisah.
Ia memiliki semua fitur yang dapat Anda bayangkan, termasuk integrasi dengan Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, dan Anda bahkan bisa mendapatkan nomor bebas pulsa. Ia juga memiliki banyak fitur keamanan yang akan berguna untuk bisnis atau orang yang mengirimkan informasi aman.
Tentu saja, jika Anda hanya ingin mengirim beberapa faks, Anda dapat mendaftar untuk salah satu paket murah mereka… dan kemudian membatalkannya setelah satu atau dua bulan.
Pengguna Sesekali
Jika Anda memang perlu mengirim faks sesekali, kami sarankan untuk mendaftar uji coba gratis MyFax, yang memungkinkan Anda mengirim hingga 100 halaman, yang lebih banyak halaman per bulan daripada kebanyakan orang yang harus mengirim faks per tahun. Jika Anda memang perlu sering mengirim faks, Anda dapat meningkatkan ke paket biasa.
Menerima Faks
Jika Anda memang perlu menerima faks, Anda harus mendaftar ke layanan berbayar. Layanan tersebut perlu membuat nomor telepon khusus untuk saluran faks Anda, dan itu memerlukan biaya. RingCentral, MyFax, dan banyak layanan lain akan melakukan ini jika Anda membayar.
TERKAIT: Cara Menandatangani Dokumen PDF Secara Elektronik Tanpa Mencetak dan Memindainya
Untungnya, Anda setidaknya bisa mendapatkan uji coba gratis - RingCentral menawarkan 30 hari penerimaan faks gratis, misalnya.
Ada banyak layanan faks untuk digunakan, dan jika Anda hanya perlu mengirim faks sesekali, Anda dapat melakukannya secara gratis, tetapi jika Anda ingin menerima faks, Anda harus mendaftar untuk akun percobaan . Anda selalu bisa membatalkannya jika mau.
Kredit Gambar: Matt Jiggins di Flickr, David Voegtle di Flickr
