Bagaimana Menandatangani Dokumen PDF Secara Elektronik Tanpa Mencetak dan Memindainya
Anda telah menerima email dokumen, dan Anda harus menandatanganinya dan mengirimkannya kembali. Anda dapat mencetak dokumen tersebut, menandatanganinya, dan kemudian memindai kembali dan mengirimkannya melalui email. Tapi ada cara yang lebih baik dan lebih cepat.
Kami akan menunjukkan cara cepat menambahkan tanda tangan Anda ke dokumen PDF apa pun, menyimpannya sebagai file PDF standar yang dapat dibaca di mana saja. Anda dapat melakukan ini di Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux — platform apa pun yang Anda sukai.
Tanda Tangan Elektronik, Bukan Tanda Tangan Digital
- Windows : Buka PDF di Adobe Reader dan klik tombol "Isi & Tanda Tangan" di panel kanan.
- Mac : Buka PDF di Pratinjau, klik tombol Kotak Alat, lalu klik Masuk
- iPhone dan iPad : Buka lampiran PDF di Mail, lalu klik "Markup dan Balas" untuk masuk.
- iPhone dan Android : Unduh Adobe Fill & Sign, buka PDF, dan ketuk tombol Tanda Tangan.
- Chrome : Instal ekstensi HelloSign, unggah PDF Anda, dan klik tombol Tanda Tangan.
Pertama, mari kita luruskan beberapa terminologi. Artikel ini membahas tentang tanda tangan elektronik , bukan tanda tangan digital , yang merupakan sesuatu yang sama sekali berbeda. Tanda tangan digital aman secara kriptografis dan memverifikasi bahwa seseorang dengan kunci penandatanganan pribadi Anda (dengan kata lain, Anda) telah melihat dokumen dan mengesahkannya. Ini sangat aman, tetapi juga rumit.
Tanda tangan elektronik, di sisi lain, hanyalah gambar tanda tangan Anda yang dihamparkan di atas dokumen PDF. Anda dapat melakukannya dengan semua jenis aplikasi, dan itulah yang kebanyakan orang perlukan ketika mereka mengirimi Anda dokumen untuk ditandatangani. Kirimi mereka file PDF dengan tanda tangan digital dan mereka tidak akan tahu harus membuatnya seperti apa. Bagi banyak bisnis, hanya menerima dokumen yang ditandatangani melalui email daripada memaksa Anda untuk mengirimkannya melalui faks adalah lompatan teknologi yang sangat besar.
Jadi tentu saja, metode di bawah ini tidak sepenuhnya aman — tetapi juga tidak mencetak sesuatu, mencoret-coretnya dengan pena, dan kemudian memindai lagi. Setidaknya ini lebih cepat!
Windows: Gunakan Adobe Reader
TERKAIT: Pembaca PDF Terbaik untuk Windows
Meskipun Adobe Reader bukan penampil PDF paling ringan, ini adalah salah satu yang paling banyak fitur, dan sebenarnya memiliki dukungan yang sangat baik untuk menandatangani dokumen PDF. Pembaca PDF pihak ketiga lainnya mungkin menawarkan fitur ini, tetapi mereka biasanya mengharuskan Anda membeli versi berbayar sebelum menggunakan fitur tanda tangan mereka.
Untuk menandatangani dokumen menggunakan Adobe Reader, pertama buka dokumen PDF di aplikasi Adobe Acrobat Reader DC. Klik tombol "Isi & Tanda Tangan" di panel kanan.
Klik tombol "Masuk" pada toolbar dan pilih "Tambahkan Tanda Tangan" untuk menambahkan tanda tangan Anda ke Adobe Acrobat Reader DC.
Jika Anda perlu menambahkan informasi lain ke dokumen, Anda dapat menggunakan tombol lain pada toolbar untuk melakukannya. Misalnya, Anda dapat mengetik teks atau menambahkan tanda centang untuk mengisi formulir menggunakan tombol pada toolbar Isi & Tanda Tangan.
Anda dapat membuat tanda tangan dengan salah satu dari tiga cara. Secara default, Adobe Reader memilih “Type” sehingga Anda dapat mengetik nama Anda dan mengubahnya menjadi tanda tangan. Ini tidak akan terlihat seperti tanda tangan asli Anda, jadi mungkin tidak ideal.
Sebaliknya, Anda mungkin ingin memilih "Gambar" dan kemudian menggambar tanda tangan Anda menggunakan mouse atau layar sentuh. Anda juga dapat memilih "Gambar" jika Anda ingin menandatangani selembar kertas, memindai dengan pemindai, dan kemudian menambahkan tanda tangan tertulis Anda ke Adobe Reader. (Ya, ini memerlukan pemindaian, tetapi Anda hanya perlu melakukannya sekali, setelah itu Anda dapat menggunakan tanda tangan itu pada dokumen apa pun yang Anda tanda tangani secara elektronik di masa mendatang.)
Setelah membuat tanda tangan, klik "Terapkan" untuk menerapkannya ke dokumen. Biarkan "Simpan Tanda Tangan" dicentang dan Anda dapat dengan cepat menambahkan tanda tangan ini di masa mendatang.
Posisikan tanda tangan Anda di tempat yang Anda inginkan dengan mouse Anda dan klik untuk menerapkannya. Jika Anda memilih untuk menyimpan tanda tangan Anda, Anda akan menemukannya dengan mudah dapat diakses di menu "Masuk" di masa mendatang.
Untuk menyimpan dokumen PDF yang sudah ditandatangani, klik File> Simpan dan pilih lokasi untuk file tersebut.
Mac: Gunakan Pratinjau
TERKAIT: Gunakan Aplikasi Pratinjau Mac Anda untuk Menggabungkan, Membagi, Menandai, dan Menandatangani PDF
Pengguna Mac lebih beruntung daripada pengguna Windows. Aplikasi Pratinjau yang disertakan dengan macOS memiliki fitur penandatanganan dokumen terintegrasi. Berkat trackpad luar biasa yang terpasang di MacBook, Anda sebenarnya dapat menggambar tanda tangan Anda di trackpad dengan salah satu jari Anda untuk memasukkannya ke Pratinjau. Pada MacBook baru dengan trackpad "Force Touch", ini bahkan sensitif terhadap tekanan, memungkinkan tanda tangan yang lebih akurat.
Anda juga dapat menandatangani selembar kertas dan "memindai" dengan webcam Anda, jika Anda lebih suka membuat tanda tangan dengan cara lama (atau jika Anda memiliki iMac tanpa trackpad).
Untuk menandatangani dokumen, buka dokumen PDF di Pratinjau (ini harus menjadi aplikasi default yang terbuka saat Anda mengklik dua kali pada file PDF, kecuali Anda telah mengubahnya). Klik tombol “Show Markup Toolbar” berbentuk kotak alat, lalu klik tombol “Sign” pada toolbar yang muncul.
Anda akan diminta untuk membuat tanda tangan dengan menyeret jari Anda ke atas trackpad, atau dengan menandatangani selembar kertas dan memindai dengan webcam Anda. Tangkap tanda tangan Anda sekali dan Pratinjau akan mengingatnya untuk masa mendatang.
Setelah Anda mendapatkan tanda tangan, Anda dapat memilihnya di menu yang muncul setelah Anda mengklik tombol "Tanda Tangan". Tanda tangan Anda diterapkan sebagai gambar yang bisa diseret dan diubah ukurannya agar sesuai dengan dokumen.
Opsi lain pada bilah alat memungkinkan Anda mengetik teks dan menggambar bentuk pada dokumen, memungkinkan Anda mengisi formulir, jika perlu.
Setelah selesai, klik File> Simpan untuk menyimpan PDF, menerapkan tanda tangan Anda ke file. Anda juga dapat mengklik File> Duplikat untuk membuat salinan PDF dan menyimpan perubahan Anda ke dalam salinan file baru tanpa mengubah aslinya.
Jika Anda tidak menyukai Pratinjau karena alasan apa pun, Anda juga dapat menggunakan Adobe Reader DC di Mac. Ini akan bekerja seperti menandatangani dokumen di Windows, jadi lihat instruksi di bagian Windows untuk informasi tentang itu.
iPhone dan iPad: Gunakan Mail atau Adobe Fill & Sign
TERKAIT: Cara Menandatangani Dokumen dan Menandai Lampiran di iOS Mail
Di iPhone atau iPad, Anda dapat menandatangani dokumen menggunakan fitur markup di aplikasi iOS Mail. Jika Anda memiliki Mac dan menggunakan Pratinjau untuk menandatangani dokumen, tanda tangan Anda sebenarnya akan disinkronkan dari Mac ke iPhone atau iPad sehingga Anda tidak perlu membuatnya untuk kedua kalinya.
Fitur ini nyaman, tetapi hanya berfungsi jika Anda ingin menandatangani dokumen di aplikasi Mail. Misalnya, Anda mungkin dikirimi email dokumen PDF dan Anda mungkin perlu menandatanganinya dan mengirimkannya kembali melalui email.
Untuk melakukan ini, Anda harus menerima email dengan file PDF terlampir, ketuk lampiran PDF, dan klik ikon "Markup dan Balas" berbentuk kotak alat di sudut kanan bawah layar saat melihat PDF.
Anda kemudian dapat menambahkan tanda tangan dengan mengetuk tombol tanda tangan di sudut kanan bawah layar Anda. Anda juga dapat mengetik teks dan menggambar di dokumen, jika Anda suka.
Saat Anda mengetuk "Selesai", aplikasi Mail akan secara otomatis membuat balasan ke email dengan melampirkan dokumen yang Anda tandatangani. Anda dapat mengetik pesan email dan kemudian mengirim dokumen yang ditandatangani.
Meskipun nyaman, ini hanya berfungsi di aplikasi Mail, jadi sangat terbatas. Jika Anda ingin melakukan ini dari aplikasi lain, Anda memerlukan aplikasi penandatanganan pihak ketiga.
Ada beberapa opsi di sini, tetapi kami menyukai aplikasi Adobe Fill & Sign dari Adobe, yang memungkinkan Anda menandatangani dokumen dalam jumlah tak terbatas secara gratis. Ia bahkan dapat menangkap gambar dokumen kertas dengan kamera Anda, sehingga Anda dapat membuat salinan digital dari bentuk kertas. Anda dapat menandatangani dokumen dengan menulis di layar sentuh dengan jari atau stylus, dan Anda juga dapat mengetik teks ke dalam dokumen PDF untuk diisi.
Untuk memasukkan dokumen PDF dari aplikasi lain ke Adobe Fill & Sign, temukan file PDF di aplikasi lain, ketuk tombol "Bagikan", dan pilih aplikasi Adobe Fill & Sign. Anda kemudian dapat mengetuk tombol tanda tangan untuk menandatangani dokumen dengan mudah. Setelah selesai, ketuk tombol "Bagikan" dalam Adobe Fill & Sign untuk mengirim dokumen yang ditandatangani ke aplikasi lain.
Jika Anda seorang bisnis yang mencari alat berfitur lengkap, atau jika Anda tidak menyukai Adobe Sign & Fill, kami juga menyukai SignNow. Ini bekerja dengan sangat baik dan memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen dengan jari Anda. Anda dapat mendaftar hingga lima dokumen sebulan secara gratis, tetapi setelah itu memerlukan biaya berlangganan bulanan. Ini alternatif yang bagus.
Android: Gunakan Adobe Fill & Sign
Android tidak dilengkapi dengan aplikasi bawaan yang dapat melakukan ini. Sebagai gantinya, Anda harus menggunakan aplikasi pihak ketiga. Sama seperti di iPhone dan iPad, kami menyukai Adobe Fill & Sign, yang memungkinkan Anda menandatangani dokumen dalam jumlah tak terbatas setiap bulan secara gratis. Itu juga dapat menangkap gambar dokumen kertas dengan kamera Anda sehingga Anda dapat menandatanganinya secara elektronik.
Setelah menginstal aplikasi, Anda dapat membuka dokumen PDF di aplikasi dan mengetuk tombol tanda tangan untuk menandatanganinya. Anda kemudian dapat membagikan dokumen yang ditandatangani dengan aplikasi lain dengan mengetuk tombol "Bagikan".
Sama seperti di iOS, kami juga merekomendasikan SignNow jika Anda menginginkan sesuatu yang lebih banyak fitur dan bersedia membayar (karena hanya menawarkan hingga lima tanda tangan sebulan secara gratis).
Chromebook: Gunakan HelloSign
Di Chromebook, Anda akan menemukan berbagai layanan penandatanganan web yang sesuai untuk Anda. Kami menyukai HelloSign, yang menawarkan antarmuka web yang bagus serta aplikasi Chrome yang terintegrasi dengan Google Drive. Ini memungkinkan Anda untuk mendaftar hingga tiga dokumen sebulan secara gratis.
Antarmuka web dasar HelloSign memungkinkan Anda mengunggah dokumen PDF dengan mudah dan menandatanganinya dengan menggambar tanda tangan Anda atau mengunggah gambar. Anda kemudian dapat mengirim dokumen yang ditandatangani melalui email langsung kepada seseorang atau mengunduh dokumen dan melakukan apa pun yang Anda inginkan dengannya.
Jika Anda tidak menyukai HelloSign, DocuSign juga berfungsi dengan baik di Chromebook, menawarkan aplikasi yang terintegrasi dengan Google Drive untuk penandatanganan dan ekstensi browser yang memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen dari Gmail. Tetapi DocuSign tidak menawarkan tanda tangan gratis. SignNow juga menawarkan aplikasi Chrome untuk Google Drive dan ekstensi untuk Gmail, tetapi aplikasi dan ekstensi tersebut tidak ditinjau dengan baik.
Linux: Rumit
Ini sedikit lebih sulit di Linux, karena versi resmi Adobe Reader untuk Linux telah dihentikan. Bahkan versi lama dan kedaluwarsa yang tersedia untuk Linux tidak memiliki fungsi ini, begitu pula penampil PDF terintegrasi populer seperti Evince dan Okular.
Anda mungkin ingin mencoba alat berbasis web seperti HelloSign, yang didiskusikan di bagian Chromebook di atas, untuk pengalaman termudah.
Jika Anda ingin menggunakan aplikasi desktop, Xournal mungkin adalah alat yang paling nyaman untuk menandatangani PDF di Linux. Itu dapat membuat anotasi PDF, menambahkan gambar ke dalamnya. Pertama, Anda harus membuat gambar tanda tangan Anda — tanda tangani selembar kertas, pindai ke sistem Linux Anda, dan bersihkan. Anda bisa saja mengambil fotonya dengan kamera web atau kamera ponsel juga. Anda mungkin ingin mengubahnya di GIMP sehingga memiliki latar belakang transparan, atau cukup pastikan Anda menandatangani selembar kertas putih dan latar belakang seluruhnya putih.
Instal Xournal dari alat instalasi perangkat lunak distribusi Linux Anda, buka PDF, dan klik opsi menu Alat> Gambar. Ini akan memungkinkan Anda memasukkan gambar tanda tangan Anda, dan Anda dapat memposisikan ulang dan mengubah ukurannya seperlunya sehingga sesuai dengan bidang tanda tangan.
Harus benar-benar memindai dan membuat file gambar sedikit mengganggu, tetapi Anda dapat menggunakan metode ini untuk menandatangani dokumen dengan cepat di masa mendatang setelah Anda mendapatkan gambar yang bagus dari tanda tangan Anda.
Kredit Gambar: Tim Pierce di Flickr
