Panduan Pemula untuk Google Dokumen

Jika Anda baru saja mulai menggunakan Google Dokumen, fitur dan add-onnya yang ekstensif bisa membuat Anda kewalahan. Berikut adalah beberapa tip untuk membantu Anda memulai dengan alternatif Microsoft Word yang hebat ini.

Apakah Google Docs itu?

Jika Anda pernah mendengar tentang Google Docs sebelumnya, silakan langsung saja. Jika Anda belum pernah mendengarnya sebelumnya, berikut adalah kursus kilat tentang apa yang perlu Anda ketahui. Kami akan membahas dasar-dasarnya dan membantu Anda memahami apa itu Google Docs dan bagaimana Anda dapat segera memulainya.

Google Docs adalah pengolah kata berbasis web gratis yang ditawarkan oleh Google sebagai bagian dari rangkaian perkantoran lengkapnya — Google Drive — untuk bersaing dengan Microsoft Office. Layanan utama lainnya yang termasuk dalam suite berbasis cloud adalah Sheets (Excel) dan Slides (Powerpoint).

TERKAIT: Apa itu G Suite?

Google Docs tersedia di semua perangkat dan platform; yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet dan browser web (atau, dalam kasus seluler, aplikasi yang sesuai). Google melakukan sisanya dan menangani beban pekerjaan berat saat menjalankan perangkat lunak di cloud.

Dokumen mendukung beberapa jenis file yang berbeda, termasuk .doc, .docx .txt, .rtf, dan .odt, sehingga memudahkan untuk melihat dan mengonversi file Microsoft Office langsung dari Google Drive.

Dan karena Documents adalah pengolah kata online, Anda dapat berbagi dan berkolaborasi dengan banyak orang pada dokumen yang sama, melacak revisi, perubahan, dan saran, semuanya dalam waktu nyata.

Apakah Anda sudah cukup mendengar? Mari kita mulai.

Cara Mendaftar Akun

Hal pertama yang perlu Anda lakukan sebelum Anda dapat menggunakan Google Docs adalah mendaftar akun Google (akun @gmail). Jika Anda sudah memiliki akun, silakan lanjutkan ke bagian berikutnya. Jika tidak, kami akan membahas cara sederhana untuk membuat akun Google dan menyiapkan Anda dengan Dokumen.

Buka accounts.google.com, klik "Buat Akun", lalu "Untuk Saya Sendiri".

Di halaman selanjutnya, Anda perlu memberikan beberapa informasi untuk membuat akun, seperti nama depan dan belakang, nama pengguna, dan kata sandi.

Selain itu, Anda harus memverifikasi nomor telepon Anda untuk memastikan Anda benar-benar manusia dan bukan bot.

Setelah Anda memverifikasi nomor telepon Anda, halaman berikutnya meminta Anda untuk memberikan alamat email pemulihan, tanggal lahir, dan jenis kelamin, serta menyetujui pernyataan privasi dan persyaratan layanan. Selesaikan itu, dan Anda bangga menjadi pemilik baru akun Google.

Cara Membuat Dokumen Kosong

Sekarang setelah Anda memiliki akun Google, sekarang saatnya membuat dokumen pertama Anda. Buka Google Docs dan tempatkan kursor pada ikon "+" multi-warna di sudut kanan bawah.

Tanda + berubah menjadi ikon pensil biru; klik di atasnya.

Tip Chrome Pro:  Jika Anda menggunakan Google Chrome, Anda dapat mengetik docs.newke dalam Omnibox dan menekan Enter untuk secara otomatis membuat dan membuka dokumen kosong baru.

Cara Mengimpor Dokumen Microsoft Word

Meskipun Anda baru mengenal Google Docs, Anda mungkin sudah memiliki kumpulan file Microsoft Word yang ingin Anda gunakan. Jika demikian, Anda harus mengunggah semua dokumen Word Anda sebelum dapat melihatnya. Meskipun mungkin tidak mendukung beberapa fitur dan pemformatan yang lebih canggih dari beberapa dokumen Word, ini berfungsi dengan cukup baik.

Saat Anda mengimpor dokumen Word, Anda dapat menggunakan Google Docs atau Drive untuk mengunggah file Anda. Kedua metode ini memungkinkan Anda menarik dan melepas file dari komputer Anda langsung ke browser web untuk kemudahan upload. Drive Anda menampung semua file yang Anda unggah, tetapi demi kenyamanan, saat Anda membuka beranda Dokumen, Drive hanya menampilkan file jenis dokumen.

Dari beranda Google Dokumen, klik ikon folder di kanan atas, lalu klik tab "Unggah".

Setelah file Word diunggah, Dokumen membukanya secara otomatis, siap untuk Anda mulai mengedit, berbagi, dan berkolaborasi.

Untuk membuka dokumen Word yang ingin Anda edit, klik file dengan 'W' biru di sebelah nama file dari beranda Google Docs Anda.

Klik baik lihat file Word atau edit di Dokumen.

Saat Anda selesai dengan dokumen, Anda dapat mengunduh dokumen Anda kembali ke dalam format DOCX, atau PDF, ODT, TXT, HTML, atau EPUB. Klik File> Unduh Sebagai lalu klik format yang diinginkan, dan itu akan mengunduh langsung ke tempat penyimpanan file dari browser Anda.

TERKAIT: Cara Mengimpor Dokumen Word ke Google Docs

Cara Memeriksa Ejaan Anda di Google Docs

Sekarang setelah Anda memiliki beberapa dokumen, sekarang saatnya memastikan ejaan dan tata bahasa Anda benar. Docs dilengkapi dengan pemeriksa ejaan yang siap digunakan untuk Anda — setiap kali Anda salah mengeja sesuatu, hal itu menggarisbawahi kesalahan dengan garis berlekuk-lekuk, mendorong Anda untuk membuat perubahan.

Ini seharusnya aktif secara default, tetapi Anda dapat memastikannya di Alat> Ejaan> Kesalahan Garis Bawah.

Untuk melihat koreksi ejaan dan saran, klik kanan kata dengan garis di bawahnya. Atau, atau tekan Ctrl + Alt + X (Windows) atau Command + Alt + X (Mac) untuk membuka alat Periksa Ejaan dan Tata Bahasa.

Cara lain untuk mengakses pemeriksa ejaan adalah dengan mengklik ikon dengan A dan tanda centang. Ini memungkinkan alat dan mem-parsing dokumen Anda untuk ejaan dan tata bahasa.

Bersama dengan pemeriksa ejaan, Google Docs dilengkapi dengan kamus dan tesaurus bawaan. Yang harus Anda lakukan adalah menyorot sebuah kata, klik kanan padanya, lalu klik "Definisikan [kata]".

Meskipun ini akan membantu Anda memulai, kami telah mendalami lebih dalam tentang pemeriksa ejaan dan tata bahasa Dokumen jika Anda menginginkan info lebih lanjut.

TERKAIT: Cara Memeriksa Ejaan Anda di Google Docs

Cara Berkolaborasi pada Dokumen dengan Orang Lain

Salah satu fitur terbaik dari Google Docs adalah kemampuan untuk menghasilkan tautan yang dapat dibagikan yang memungkinkan siapa saja yang memiliki untuk melihat, menyarankan pengeditan, atau mengedit dokumen Anda. Alih-alih mengirim file bolak-balik di antara kolaborator, Anda dapat mengedit dan memberi saran sekaligus, seolah-olah Anda semua sedang berkumpul di komputer yang sama dalam waktu nyata. Satu-satunya perbedaan adalah setiap orang memiliki kursor entri teks mereka sendiri untuk digunakan di komputer pribadi mereka.

Dari dokumen yang ingin Anda bagikan, klik tombol biru "Bagikan" untuk memilih bagaimana dan dengan siapa Anda ingin mengirim tautan ke file Anda. Anda dapat memasukkan alamat email secara manual atau klik "Dapatkan link yang bisa dibagikan" di pojok atas untuk membagikan sendiri undangannya.

Dari menu drop-down, Anda dapat mengedit seberapa besar kekuatan yang dimiliki pengguna bersama atas file saat Anda memilih salah satu opsi berikut:

  • Mati:  Berbagi dinonaktifkan. Jika sebelumnya Anda telah membagikan tautan dengan orang lain, tautan itu tidak akan berfungsi lagi dan mencabut izin yang pernah mereka miliki.
  • Siapa pun yang memiliki tautan dapat mengedit:  Memberi pengguna bersama akses baca / tulis penuh. Namun, mereka tetap tidak dapat menghapusnya dari Drive Anda — ini hanya untuk konten file.
  • Siapa pun yang memiliki tautan dapat berkomentar:   Izinkan pengguna bersama untuk meninggalkan komentar jika diinginkan — ini bagus untuk proyek tim.
  • Siapa pun yang memiliki tautan dapat melihat : Pengguna bersama dapat melihat file, tetapi tidak dapat mengeditnya dengan cara apa pun. Ini adalah tindakan default saat Anda membagikan file, dan opsi terbaik jika Anda mencoba membagikan file untuk didownload.

Anda dapat melakukan lebih banyak hal dengan tautan yang dapat dibagikan ini, yang juga berfungsi dengan file Drive lain dan di perangkat seluler. Untuk melihat lebih dalam tentang cara kerja tautan ini dan cara membuatnya, lihat posting kami.

TERKAIT: Cara Membuat Tautan Unduhan yang Dapat Dibagikan untuk File di Google Drive

Cara Melihat Semua Perubahan Terbaru pada Dokumen

Saat Anda berbagi dokumen dengan orang lain, sulit untuk melacak semua perubahan kecil yang terjadi jika Anda tidak hadir. Untuk itu, ada riwayat revisi. Google Docs melacak semua perubahan yang terjadi dalam dokumen dan mengelompokkannya ke dalam beberapa periode, menjaga agar tidak berantakan. Anda bahkan dapat mengembalikan file ke versi sebelumnya yang terdaftar dalam sejarah dengan mengklik mouse.

Anda dapat melihat daftar semua perubahan terbaru dengan mengklik File> Riwayat Versi> Lihat Riwayat Versi.

TERKAIT: Cara Melihat Perubahan Terbaru ke File Google Docs, Sheets, atau Slides Anda

Cara Menyarankan Edit ke Dokumen

Jika Anda adalah pemilik dokumen dan lebih suka kolaborator menyarankan pengeditan ke file Anda (daripada langsung mengeditnya), Anda dapat menyetel izin akses ke "Saran". Ini memungkinkan orang lain mengedit dokumen tanpa khawatir orang lain mengotak-atik file Anda. Saat kolaborator melakukan pengeditan, pemilik menerima pemberitahuan email tentang pengeditan yang disarankan dan dapat memilih untuk menyimpan atau membuang perubahan.

Jika Anda melihat ke atas di kanan atas jendela dokumen, Anda akan melihat status Anda saat ini. Jika Anda melihat "Menyarankan", Anda siap melakukannya. Jika Anda melihat "Mengedit" atau "Melihat", klik tombol itu, lalu klik opsi "Menyarankan".

TERKAIT: Cara Menyarankan Edit di Google Docs

Cara Menemukan Kata dan Jumlah Halaman

Secara default, Google Docs tidak menampilkan kata atau jumlah halaman, tetapi mudah untuk memeriksanya tanpa penghitungan manual. Jadi, jika Anda memiliki batasan kata yang ketat untuk suatu tugas atau ingin melacak jumlah yang Anda tulis, Anda dapat melihat detail pekerjaan Anda dengan jumlah kata. Anda bahkan dapat menyorot teks dari paragraf mana pun untuk memeriksa berapa banyak kata yang ada dalam pilihan.

Untuk melihat jumlah kata / halaman dokumen Anda, klik Alat> Jumlah Kata, atau tekan Ctrl + Shift + C di Windows dan Command + Shift + C di Mac.

Anda juga dapat menemukan jumlah kata untuk string teks tertentu dengan menyorotnya, dan kembali ke Alat> Jumlah Kata (atau menggunakan kombo tombol).

TERKAIT: Cara Menemukan Halaman dan Jumlah Kata di Google Docs

Cara Menggunakan Google Docs Offline

Apa yang terjadi jika Anda perlu mengakses Google Docs tetapi tidak memiliki koneksi internet? Meskipun Google Docs adalah produk berbasis web, bukan berarti Anda tidak dapat menggunakannya secara offline. Anda perlu mengunduh ekstensi untuk Chrome dan memastikan Anda mengaktifkan file untuk penggunaan offline sebelumnya. Setiap perubahan yang Anda lakukan pada file akan diperbarui saat Anda terhubung ke internet di lain waktu.

Setelah Anda mengunduh ekstensi resmi untuk Chrome, buka beranda Google Docs dan di sudut kiri atas, klik menu Hamburger> Pengaturan. Setelah di sini, alihkan "Offline" ke posisi Aktif, lalu klik "Oke".

Untuk menghemat ruang penyimpanan di komputer lokal Anda, Google hanya mengunduh dan membuat file yang paling terakhir diakses tersedia secara offline. Untuk mengaktifkan file secara manual, klik ikon tiga titik, lalu alihkan "Tersedia Offline" ke Aktif.

TERKAIT: Cara Menggunakan Google Docs Offline

Bagaimana Menambahkan Nomor Halaman ke Dokumen

Nomor halaman adalah alat visual yang digunakan untuk menunjukkan kepada pembaca halaman apa yang sedang mereka buka. Mereka juga membantu Anda mengatur lembaran fisik kertas dan menempatkannya dalam urutan yang benar (Anda tahu — jika Anda mencetaknya). Google Docs tidak secara otomatis menghasilkan nomor halaman dalam file, Anda harus menambahkannya secara manual, tetapi mudah untuk menambahkannya ke header atau footer dokumen Anda.

Untuk menambahkan nomor halaman ke semua halaman, klik Sisipkan> Header & Nomor Halaman> Nomor Halaman. Anda akan melihat jendela pop-up tempat Anda dapat memilih gaya nomor halaman.

TERKAIT: Cara Menambahkan Nomor Halaman ke Google Docs

Bagaimana Mengontrol Margin di Google Docs

Margin adalah ruang putih yang membatasi dokumen Anda di semua sisi. Karena margin membuat batas yang tidak terlihat, saat Anda mengurangi ukuran margin, Anda menambah jumlah ruang yang dapat digunakan di halaman. Jika Anda perlu mengubah jumlah ruang di tepi semua halaman file, maka Anda perlu mengelola marginnya dengan penggaris di sepanjang sisi dan atas dokumen.

Jika Anda lebih suka memasukkan margin secara manual, klik File> Page Setup, masukkan jumlah ruang kosong yang ingin Anda lihat di setiap sisi, lalu klik "OK."

TERKAIT: Cara Mengontrol Margin di Google Docs

Bagaimana Menambahkan Kotak Teks ke Dokumen

Menambahkan kotak teks ke Google Docs adalah cara yang bagus untuk menyoroti informasi terkait dan menarik perhatian ke elemen tertentu dari sebuah dokumen. Namun, untuk membuatnya bukanlah proses yang mudah dan tersembunyi di tempat yang tidak mungkin: dari fitur Menggambar.

Untuk mengakses menu Drawing, pergi ke Insert> Drawing dan klik ikon kotak teks pada bilah menu.

Sekarang, klik dan seret mouse Anda untuk membuat kotak teks di tempat yang tersedia, lalu tambahkan teks yang Anda inginkan.

Klik "Simpan & Tutup" untuk memasukkan kotak teks ke dalam dokumen Anda setelah selesai.

TERKAIT: Cara Menambahkan Kotak Teks di Google Docs

Bagaimana Menambahkan Daftar Isi

Daftar isi adalah cara untuk menunjukkan kepada pembaca setiap topik / bab yang tercantum dalam dokumen. Fitur ini secara otomatis menghasilkan satu dan menggunakan tautan yang melompat ke setiap bagian saat diklik. Jadi, jika Anda memiliki dokumen besar, ini memungkinkan siapa pun mengakses bagian tertentu dengan cepat tanpa perlu menelusuri semuanya.

Klik Sisipkan> Daftar Isi, lalu klik salah satu dari dua opsi yang disediakan. Opsi pertama adalah daftar isi teks biasa dengan angka di sisi kanan yang dimaksudkan untuk dokumen yang dicetak. Opsi kedua tidak menggunakan nomor halaman tetapi menyisipkan hyperlink yang melompat ke bagian yang dicatat agar dokumen dapat dilihat secara online.

Perhatikan bahwa untuk membuat daftar isi yang dibuat secara otomatis yang menautkan ke bagian tertentu dari dokumen Anda, Anda harus memformat setiap bab — atau judul — menggunakan gaya tajuk bawaan Google Documents. Ini memungkinkan Dokumen mengetahui cara mengisi tabel dan menambahkan link yang dapat diklik.

TERKAIT: Cara Membuat Daftar Isi di Google Docs

Add-on Google Dokumen Terbaik

Sekarang setelah Anda mempelajari semua dasar-dasar Google Docs, Anda bisa menjadi pengguna yang benar-benar mahir dengan tambahan add-on. Pengaya sangat mirip dengan ekstensi untuk peramban web tetapi khusus untuk Google Documents dan memungkinkan Anda mendapatkan fitur tambahan dari pengembang pihak ketiga. Anda dapat menginstal alat untuk meningkatkan produktivitas dengan korektor tambahan, aplikasi penandatanganan dokumen, penerjemah dalam dokumen, dan bahkan pembuat rubrik untuk guru.

TERKAIT: Add-On Google Docs Terbaik